PELATIHAN PENULISAN SURAT DINAS DAN APLIKASI FUNGSI MAIL MERGE UNTUK APARATUR DESA ULEE REULEUNG KECAMATAN DEWANTARA-ACEH UTARA - DALAM MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN MASYARAKAT

Sep 11, 2026

Surat dinas merupakan surat resmi untuk urusan kedinasan atau bisnis tertentu yang menuntut ketepatan kaidah penulisan, tata bahasa, ejaan, pilihan kata, serta tanda baca agar maksud surat jelas. Di Desa Ulee Reuleung masih ditemukan kesalahan pada surat resmi, termasuk kalimat tidak efektif, penggunaan tanda baca atau simbol yang tidak tepat, serta tata aturan yang kurang dipahami. Pembuatan surat bagi masyarakat masih dilakukan manual di Microsoft Word sehingga proses lama dan menurunkan kepuasan. Kegiatan pelatihan bertujuan meningkatkan kemampuan aparatur dalam penulisan surat dinas serta pembuatan surat massal menggunakan fungsi mail merge. Metode pelatihan berupa pemberian materi dan praktik, diakhiri evaluasi. Hasil menunjukkan peserta mampu membuat surat sesuai kaidah dan menguasai mail merge, dengan sertifikat bagi setiap peserta.

BahasaIndonesian

KategoriPresentasi

FormatPDF

Halaman6

Waktu Membaca2 mnt

AksesGratis untuk diunduh

Daftar Isi

Pendahuluan

Pengertian surat resmi dan surat

Jenis-jenis surat

Mail merge (surat massal)

Kondisi Desa Ulee Reuleung dan permasalahan

PELATIHAN PENULISAN SURAT DINAS DAN APLIKASI FUNGSI MAIL MERGE UNTUK APARATUR DESA ULEE REULEUNG KECAMATAN DEWANTARA-ACEH UTARA DALAM MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN MASYARAKAT Emilda1, Iba Harliyana2, Maulidawati3, Sayni Nasrah4 Prodi Pendidikan Bahasa Indonesia, Universitas Malikussaleh Jl. Medan-Banda Aceh, Cot Tengku Nie, Reuleuet, Kab. Aceh Utara, Indonesia Email: [emilda@unimal.ac.id](emilda@unimal.ac.id) History Artikel Received: November-2021; Reviewed: Januari-2022 Accepted: Januari-2022 Published: Maret-2022 Abstrak Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu yang bersifat resmi. Pembuatan surat dinas harus memperhatikan kaidah penulisan surat resmi, seperti kaidah tata bahasa dan ejaan yang benar. Oleh karena itu, sebelum menulis surat penulis harus mempertimbangkan dengan baik susunan kalimat, pilihan kata atau diksi, dan ejaan serta pemakaian tanda baca yang dapat memperjelas maksud surat. Permasalahan mitra berdasarkan hasil survey kelapangan adalah masih ditemukannya kesalahan dalam surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah desa. Seperti banyaknya kalimat yang tidak efektif, penggunaan tanda baca atau simbol yang tidak tepat, bahkan tata aturan dalam membuat surat masih kurang dipahami oleh aparat desa. Kemudian pembuatan surat untuk keperluan masyarakat seperti Surat Keterangan Miskin, Surat Keterangan Beasiswa dan Surat Keterangan Usaha masih menggunakan Microsoft Word manual dengan mengetik setiap lembar sesuai dengan jumlah permintaan masyarakat sehingga mengakibatkan proses pembuatan surat tersebut menjadi lama. Tujuan dari kegiatan pengabdian masyarakat ini adalahuntuk memberikan pelatihan penulisan surat dinas menggunakan fungsi mail marge yang disediakan oleh Microsoft Word pada aparatur Pemerintah Desa Ulee Reuleung Kecamatan Dewantara Kabupaten Aceh Utara. Metode pelaksanaan pengabdiaan ini berbentuk pelatihan. Materi yang diberikan berupapengenalan contoh surat yang benar dengan berbagai jenis surat yang sesuaidengan keperluan. Kemudian surat dinas tersebut dibuat secara massal menggunakan fungsi mail merge. Pada tahap akhir dilakukan evaluasi pelatihan untuk mengukur tingkat keberhasilan pelatihan. Hasil pelatihan menunjukkan mitra sudan mampu membuat surat dinas sesuai kaidah surat dan juga sudahmampu membuat surat dinas menggunakan fungsi mail merge yang disediakan oleh Microsoft Word. Setiap peserta memperoleh sertifikat setelah mengikuti pelatihan. Kata kunci : Surat dinas, Aparatur desa, Penulisan surat, Jenis surat, fungsi mail marge PENDAHULUAN Surat resmi adalah surat yang ditulis oleh instansi pemerintah atau swasta yang ditujukan kepada instansi, baik instansipemerintah atau swasta, serta dapat juga ditujukan kepada pribadi. Secara umum surat resmi dapat didefinisikan sebagai surat yang digunakan untukberkomunikasi secara formal/resmi oleh pihak-pihak tertentu seperti perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu. Surat sebagai sarana komunikasi tertulis mempunyai kelebihan-kelebihan jika dibandingkan dengan alat-alat komunikasi lisan [1][2] . Surat adalah secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun organisasi/lembaga/instansi [3] . Selanjutnya, Finoza dalam Rahardi, menyatakan bahwa surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang berlaku untuk surat-menyurat [4] . Surat berdasarkan tingkat kepentingannya dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus. Surat berdasarkan wujudnya dibedakan menjadi tujuh jenis, yaitu surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks atau faksimile, memo, dan nota. Surat berdasarkan ruang lingkup sasarannya dibedakan menjadi dua jenis, yaitu surat terbagi atas surat intern dan ekstern [5][6] . Mail Merge kerap disebut dengan Surat mass

Pertanyaan Umum

Apa yang dimaksud dengan surat dinas dan mengapa perlu kaidah penulisan yang tepat?

Surat dinas adalah surat berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu yang bersifat resmi. Penulisannya harus memperhatikan kaidah tata bahasa, ejaan, pilihan kata, tanda baca, dan susunan kalimat agar maksud surat jelas.

Masalah apa yang ditemukan pada surat resmi di Desa Ulee Reuleung?

Masih ditemukan kesalahan seperti kalimat tidak efektif, penggunaan tanda baca atau simbol yang tidak tepat, serta tata aturan membuat surat yang kurang dipahami oleh aparat desa.

Bagaimana pelatihan membantu aparatur dalam membuat surat untuk masyarakat?

Pelatihan memberikan pengenalan contoh surat sesuai jenisnya, lalu surat dinas dibuat secara massal menggunakan fungsi mail merge pada Microsoft Word. Hasilnya, peserta mampu membuat surat sesuai kaidah dan menggunakan mail merge, serta mendapatkan sertifikat.

Sep 11, 2026

Unggah oleh Valentina