Procédure SES Electrabel - Guide de complétion du template SES

Aug 31, 2026

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Procédure SES Electrabel décrivant comment demander et traiter un numéro de SES après la réalisation de prestations pour la division BUG. Le document impose d’obtenir un numéro de SES avant toute facturation, puis de lier systématiquement le numéro SES et la commande (PO) à la facture. Il détaille le circuit de demande par e-mail au service BUG-PI-SES, les délais de traitement et les contrôles d’approbation, ainsi que les conditions de conformité des e-factures et du format d’objet. Il fournit ensuite un guide de complétion du template SES (.xls), structuré en en-tête et corps, avec règles de référence unique et champs à renseigner pour chaque ligne de service.

LangueFrench

CatégorieLettres

FormatDOCX

Pages10

Temps de lecture4 min

AccèsTéléchargement gratuit

Table des matières

Procédure SES Electrabel

Demande et obtention du numéro SES

Traitement des demandes et validation

Mention des numéros sur la facture et envoi

Conditions pour facturer les prestations BUG

Guide: Template SES Electrabel

Ouvrir et sauvegarder le template

Structure du template SES (en-tête et corps)

Compléter les données de l’en-tête

Compléter le corps du template (lignes de service)

Champs à renseigner et règles de lignes

Procédure SES Electrabel Ce document vous donne les explications sur la procédure S(ervice) E(ntry) S(heet) ainsi qu’un guide pour compléter correctement le template SES (.xls). Si cette méthode est utilisée, vous aurez la garantie d’ - une facturation de même qu’un paiement rapide; - un suivi adéquat des services prestés et des coûts encourus (Budget de votre PO). Avant d’établir une facture pour une commande de service*, vous devez toujours demander un numéro de SES. Cela se fera au moyen d'un fichier Excel standard (Template SES) que vous pouvez obtenir auprès du service BUG-PI-SES ( HYPERLINK "mailto:BUG-PI-SES@engie.com" BUG-PI-SES@engie.com). Après y avoir introduit les données demandées, vous devez envoyer le fichier par e-mail au service BUG-PI-SES. Si vous êtes en possession d’une feuille de prestation signée par un agent Electrabel, vous pouvez joindre ce document à votre demande. Dès réception de votre demande, un numéro de SES sera créé par les services d’Electrabel. Dès l’approbation électronique de ce n° de SES par le responsable technique/budgétaire, un e-mail vous sera envoyé avec le numéro SES ainsi que la référence de la demande. Les numéros de SES et de commande (PO) doivent être inscrits sur la factureVeuillez envoyer vos factures électroniques (pdf) à HYPERLINK "mailto:pdf.apbe.electrabel@engie.com" pdf.apbe.electrabel@engie.com (Uniquement si l’envoie des e-factures (pdf) n’est pas possible , les factures sur papier doivent être envoyées à Electrabel, BP 33, 2600 Berchem) * Cette procédure est nécessaire uniquement pour des commandes de service au sein de BUG. En cas de doute, toujours consulter le bon de commande. PROCEDURE SES Après avoir effectué des prestations, envoyez une demande de SES par e-mail au service BUG-PI-SES : HYPERLINK "mailto:BUG-PI-SES@engie.com" BUG-PI-SES@engie.com. Elle peut contenir le template SES complété et éventuellement la feuille de prestation Le service BUG-PI-SES traite les demandes de SES dans les 24 h. Ce délai sera prolongé en cas de problème avec la demande (ex. le budget de la commande est insuffisant). Dans ce cas, une action est entamée en interne auprès des services technique et achat afin de vérifier et de régulariser la situation. Le responsable technique/budgétaire vérifie les numéros de SES créés avant de donner son accord électronique. Dans le cas de refus, vous serez prévenu par les services d’Electrabel. Le service BUG-PI-SES transmet les numéros de SES au fournisseur. Le service de facturation du fournisseur crée la facture sur laquelle doivent être mentionnés les numéros de SES et de commande (PO). Ensuite, la facture est à envoyer à SCAP ( HYPERLINK "mailto:pdf.apbe.electrabel@engie.com" pdf.apbe.electrabel@engie.com) POSTBUS 33 2600 BERCHEM Les conditions pour pouvoir facturer des prestations effectuées pour Electrabel (division BUG): - le fournisseur doit toujours être en possession d’une commande (pour un montant forfaitaire ou pour des dépenses contrôlées). - chaque template SES doit être caractérisé par un numéro de référence unique. Cela signifie que deux demandes doivent avoir des références différentes. Si ce numéro n’est pas unique, les numéros de SES ne pourront pas être créés en SAP. - les e-mails envoyés au service BUG-PI-SES doivent remplir certaines conditions afin d’être traités plus rapidement : - l’objet de l’e-mail doit être structuré comme suit: NOM DE FOURNISSEUR_NO DE COMMANDE_NO REFERENCE UNIQUE - Le nom de la fiche de prestations électronique (scannée ou non) doit être structuré comme suit: (Optionnel) NOM DE FOURNISSEUR_NO DE COMMANDE_NO REFERENCE UNIQUE Guide: Template SES Electrabel OUVRIR LE TEMPLATE SES D’ELECTRABEL Ce template SES doit être sauvegardé à un autre endroit que dans votre boîte e-mail. Lors d’une création de demande de SES, ouvrez le fichier à l’endroit où il est enregistré dans votre ordinateur. STRUCTURE DU TEMPLATE SES Ce template SES est subdivisé en deux parties: « L’en-têt

FAQ

Faut-il demander un numéro de SES avant d’établir une facture pour une commande de service ?

Oui. Avant d’établir une facture, il faut toujours demander un numéro de SES. La demande se fait via le template SES fourni par le service BUG-PI-SES.

À qui et comment envoyer la demande de SES après avoir effectué les prestations ?

La demande de SES doit être envoyée par e-mail au service BUG-PI-SES. L’e-mail peut contenir le template SES complété et, si disponible, la feuille de prestation signée.

Quelles conditions doivent respecter les e-mails envoyés au service BUG-PI-SES pour être traités rapidement ?

L’objet de l’e-mail doit suivre un format précis: NOM DE FOURNISSEUR_NO DE COMMANDE_NO REFERENCE UNIQUE. Le fichier (fiche de prestations électronique) doit aussi respecter la structure indiquée, et la référence unique doit être réellement unique.

Aug 31, 2026

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