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Le texte décrit l’orientation initiale pour clarifier objectifs, services et processus concernés, puis la présentation attendue des fournisseurs avec scénarios d’utilisation. Il détaille ensuite l’atelier d’élaboration de solution et l’élaboration de la documentation, avant l’évaluation des offres (logiciel, matériel, services) et la sélection du partenaire. 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Nous assurons un accompagnement complet par le biais de la formation, de l‘assistance et du perfectionnement de vos collaborateurs.  \nÉtape 1 : orientation  \nDans un premier temps, vous devez identifier le principal objectif visé par  \nvotre entreprise en introduisant un système de gestion documentaire, ou SGD. S‘agit-il d‘optimiser les processus internes à l‘entreprise, de faciliter le respect des obligations légales, de réduire les coûts en diminuant l‘espace consacré aux tâches administratives ? Les aspects de votre activité appelés à tirer les plus grands bénéfices d‘un SGD sont ceux dont les processus documentaires fonctionnent mal, qui souffrent d‘unexcès de bureaucratie ou dans lesquels les réponses aux demandes sont lentes à venir. Ce peut être le cas par exemple du service des achats, du service commercial ou comptable, ou encore des ressourceshumaines. Notez les services, les documents et les processus concernés. Aidez-vous pour cela de notre Solution Finder. Pour une première approche, nous vous recommandons de visionner la vidéo « Qu‘est-ce que lagestion documentaire » . Contactez ensuite le fournisseurde solutions de SGD de votre choix. Un conseiller commercial qualifié élaborera une solution adaptée à vos besoins et vous la présentera.  \nÉtape 2 : présentation par les fournisseurs   \nLa phase d‘orientation vous a permisd‘identifier globalement les domaines  \nde mise en œuvre et l‘objectif visé . Communiquez-les au fournisseur de solutions SGD. Ayez une attitude ouverte et confiante, un bon fournisseur sera soucieux de se préparer correctement. Sa présentation devra vous renseigner sur les points suivants : l‘organisation générale de la solution dans votre cas particulier, lamanière dont votre archivage et vos processus serontreprésentés, la façon dont la solution s‘intègrera dans votre environnement informatique, comment l‘objectif visé sera atteint et enfin, comment la solution se présentera à l‘usage pour les utilisateurs, les organisateurs et les administrateurs informatiques. La présentation devra également prévoir une démonstration en direct de l‘un devos scénarios d‘utilisation. Faites honneur à l‘effort fourni, généralement gratuitement, par le fournisseur en conviant à la présentation les personnes concernées : futursutilisateurs, responsables informatiques et décideurs financiers. Après la présentation, décidez en concertation avec ces personnes si vous souhaitez passer à l‘étapesuivante avec le fournisseur.  \nFeuille de route de la GED Livre blanc 2  \nÉtape 3 : atelier  \nd‘élaboration de solution  \nBien souvent, l‘établissement d‘une offreferme n‘est pas encore possible après la  \nprésentation du prestataire : soit parce que l‘intégralité des besoins n‘a pas encore été prise en compte, soit parce que plusieurs processus doivent être représentés, ou encore parce qu‘il faut assurer la compatibilité dela solution avec différents programmes. Dans ce cas, prenez rendez-vous pour un atelier d‘élaboration de solution avec le fournisseur qui a votre préférence. Au cours de cet atelier, vous pouvez préciser votre cahier des charges, élaborer une solution détaillée etrédiger la documentation correspondante. Définissez notamment si vous souhaitez bénéficier d‘une prestation de numérisation ou d‘importation de vos documents existants, afin de tirer un avantage immédiat de la solution pour l‘accès aux documents.  \nLes fournisseurs sérieux facturent normalement le prix del‘atelier, dont la durée est comprise entre 2 et 4 jours. 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